Prazo
O setor de Suprimentos comunica o prazo de solicitação através do Grupo no WhatsApp. Após o setor informar o prazo adequado de recebimento, cada filial deve realizar sua solicitação de material de escritório mensal.
É importante atentar-se a esse prazo e às informações de envio.
O período de solicitação depende da programação das rotas, por isso, as datas são flexíveis.
Quantidade Solicitada
Antes do preenchimento da planilha de material de escritório, deve- se avaliar alguns pontos de atenção:
1. Qual o estoque atual do material na filial?
2. Qual o volume de material é necessário para 45 dias de operação?
Preenchimento de Planilha
Ao preencher a planilha deve atentar-se em qual coluna colocar a quantidade solicitada e em qual deve informar o estoque.
Outro ponto importante é observar a unidade de medida de cada material (caixa, pacote, bloco, unidade).
1° Passo: Preencher o Cabeçalho da Planilha
2° Passo: Preencher a Coluna QT Estoque Atual.
Nessa coluna deve ser informada todo estoque de material que tem na filial. Para isso, observar coluna Unidade de medida de cada material, pois ela já indica a forma como o material é contado (unidade, caixa, pacote, kit, bloco e etc.)
Exemplo 1: Contagem do estoque de Cartucho
Pontos Importantes:
- A unidade de medida do cartucho é KIT, como mencionado na planilha.
- O KIT de cartucho é composto por 2 cartuchos preto e 2 cartuchos colorido.
Com isso, se a filial tiver 2 kits completo, ela deve informar o número 2.
Exemplo 2: Contagem do estoque de Bobina
- A unidade de medida da bobina é CAIXA, como mencionado na planilha.
- A caixa de bobina é composta por 30 unidades de bobina.
Com isso, se a filial tiver 40 unidades de bobina, ela deve informar 1 caixa + 10 unidades.
Caso informar 500 na linha de sacola, significa que a filial tem 500 unidades.
Caso informar 2 na linha de pacote de presente G, significa que a filial tem 2 pacotes de presente (cada uma com 100 unidades).
3° Passo: Preencher a Coluna de Quantidade Solicitada.
Nessa coluna deve ser informado a quantidade de material que deseja solicitar. A quantidade solicitada deve ser baseada com o estoque para melhor percepção da necessidade da filial. Assim como na etapa anterior, a coluna de Unidade de medida deve ser observada.
Exemplo 1: Solicitação de Cartucho
- A unidade de medida do cartucho é KIT.
- O KIT de cartucho é composto por 1 cartucho preto e 1 cartucho colorido.
Com isso, se a filial necessitar de 1 cartucho preto e 1 cartucho colorido, ela deve informar o número 1.
Exemplo 2: Solicitação de Bobina
A unidade de média da bobina é CAIXA.
A caixa de bobina é composta por 30 unidades de bobina. Com isso, se a filial necessitar de 60 unidades de bobina, ela deve informar o número 2.
4° Passo: Envio da Solicitação
Para enviar a solicitação, deve-se abrir um chamado no TomTicket para o departamento de Suprimentos, na categoria “Solicitação de Material de Escritório”, anexar a planilha e enviar.
5° Passo: Recebimento do Material na Filial
Ao receber o material, deve-se fazer as seguintes atividades:
- Conferência (contagem) da quantidade dos materiais enviados;
- Informar na demanda se o material foi enviado corretamente, quem recebeu;
- E por fim, finalizar o chamado.
Obs.: Caso falte algum material, deve-se informar a ocorrência na demanda para que o setor encontre e corrija o erro.