O Recebimento de mercadorias em lojas deve seguir as seguintes instruções e regras abaixo:
- RECEBIMENTO DOS PRODUTOS
O procedimento de recebimento de mercadorias é uma etapa crítica para garantir a eficiência operacional e a precisão no controle de estoque de uma loja. Cabe ao gestor da loja coordenar todo o procedimento evitando possíveis falhas.
- Inspeção visual inicial: A inspeção visual inicial no processo de recebimento de mercadorias desempenha um papel crucial na identificação imediata de possíveis problemas, garantindo a integridade e a qualidade dos produtos desde o momento da entrega. Deve ser feito para detectar danos visíveis, irregularidades na embalagem e qualquer sinal de manipulação inadequada durante o transporte.
Obs: Caso sejam encontrados danos ou falhas durante a primeira inspeção, é crucial comunicar o Centro de distribuição (CD) para que os procedimentos cabíveis sejam tomados.
- PREPARATIVOS PARA O RECEBIMENTO DOS PRODUTOS
No processo de Recebimento dos produtos a gerente fica responsável por verificar se há espaço no estoque para acomodar os novos produtos que serão recebidos, garantindo que o espaço esteja limpo e organizado.
- DOCUMENTAÇÕES
A documentação e o arquivamento dos documentos são fundamentais para o controle organizado e legalmente correto das operações de recebimento de mercadorias em qualquer estabelecimento comercial.
- Expedição: Também conhecido como nota de expedição, deve ser feito a checagem das seguintes informações contidos no mesmo:
- Filial de destino
- Número da expedição
- Data da expedição
- Números dos volumes
- Número da transferência no SETA.
Obs.: É obrigatório que os documentos sejam correspondentes aos produtos efetivamente entregues, verificando a consistência das informações declaradas com as mercadorias físicas.
- CONFERÊNCIA NO SISTEMA (BTA)
Para realizar a conferência de mercadorias no sistema BTA após a chegada da expedição na loja, siga os seguintes passos:
- Abra o sistema BTA e acesse o módulo de PCP (Processo de Expedição).
- Clique com o botão direito e selecione a opção "Receber".
- Digite o código da expedição recebida.
Após inserir o código da expedição, uma tela será exibida com todos os volumes listados juntamente com um resumo do total. Para conferir os volumes:
- Usar o leitor para bipar o código de barras dos volumes. O sistema localizará automaticamente o volume correspondente e o marcará como conferido.
- Repita esse processo para cada volume descarregado no local de recebimento até que todos sejam conferidos.
- Em caso de falta de volume durante a conferência, deve entrar em contato com o coordenador ou gerente do setor de produtos, para que seja verificado e posteriormente liberado o recebimento com falta de volume.
Para facilitar a conferência, pode ser utilizado um leitor de código de barras: ao bipar o código do volume, o sistema irá automaticamente localizar e marcar o produto como conferido.
Conferências manuais são realizadas apenas em casos excepcionais, como em situações de queda de energia ou falhas no sistema. Nessas circunstâncias, a conferência é feita manualmente, marcando os volumes recebidos na própria folha de controle. Após a conclusão da conferência de todos os produtos, clique em "Receber" para finalizar o processo dentro do sistema BTA.
- CONFERÊNCIA NO SISTEMA (SETA)
No sistema SETA, somente a Gerente e o Caixa possuem permissão para realizar o processo de recebimento de mercadorias. Para executar este processo, siga os passos abaixo:
- Acesse o sistema SETA e navegue até o módulo de Estoque.
- Selecione a opção "Transferência de Produtos" e clique em "Pesquisar".
- Marque a opção "Transferências Recebidas" e filtre pelo status "Pendentes". Todos os produtos a serem recebidos serão exibidos.
- Outra opção para filtrar diretamente a TRF no SETA, na tela de transferência recebidas, no canto esquerdo procure pela opção 2 - ABRIR, após clicar digite o número da TRF que deseja filtrar diretamente e o volume estará disponível para conferencia.
Para cada volume a ser conferido:
- Verifique o código do produto na caixa física de recebimento e localize o código da TRF correspondente na planilha de expedição.
- No sistema SETA, dê dois cliques sobre o código do produto correspondente na lista exibida após a pesquisa, com isso, serão exibidos os detalhes dos produtos relacionados ao volume.
- Para conferir os produtos, pode bipar os códigos de barras um por um, o sistema reconhecerá automaticamente cada produto bipado e o marcará como conferido.
Obs. A conferencia por digitação só deve ser realizada se o código de barras do produto não estiver sendo reconhecido pelo leitor.
Após conferir todos os produtos do volume, clique em "Pesquisar" novamente para iniciar o processo de conferência do próximo volume e repita os passos acima.
- ORIENTAÇÕES
- O sistema SETA identifica automaticamente se um código de produto é bipado mais de uma vez, indicando que o item já foi conferido.
- Não inicie a conferência do próximo volume antes de concluir a conferência do volume atual, para evitar deixar produtos não conferidos ou que possam ser acessados por vendedores antes da conferência.
- Se algum produto estiver ausente ou sobrando e constar na transferência, apenas o Coordenador do Centro de Distribuição (CD) ou o Gerente do Setor de Produtos tem autorização para liberar o recebimento no sistema.
Concluídas essas etapas para todos os itens, os produtos estarão prontos para serem expostos no salão de vendas.